咸职院字〔2020〕125号
关于印发《咸阳职业技术学院印章管理规定（2020年修订）》的通知
各院、部、处、室：
《咸阳职业技术学院印章管理规定（2020年修订）》已经修订，现印发给你们，请认真执行。
咸阳职业技术学院
2020年7月30日
咸阳职业技术学院印章管理规定
（2020年修订）
为进一步规范学院各类印章的管理和使用，维护印章的权威性和严肃性，规范用印行为，根据《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》有关要求，结合学院实际，制定本规定。
第一章 印章的管理
第一条党政办公室保密室是学院各类印章的综合管理部门，监督和指导各院部处室印章的管理。党政办公室确定专人负责内部印章的审核、制发、补发、检查等管理工作。
第二条学院党政正职领导以及分管办公室工作的领导应对学院印章的使用情况进行监督、检查。党政办公室主任负责学院印章的管理和使用工作，办公室选派专人具体负责印章保管和使用。学院各院部处室印章指派专人保管。印章平时随用随锁，假日加封，保证安全。
第三条印章管理人员要提高警惕，严防私用、盗用公章，对不合规定、不符合手续的用印，须拒绝用印，并向本部门领导或党政办公室主任报告。
第四条印章不固定换发年限。印章管理人员对本部门各类印章每年至少检查一次，党政办公室不定期对各院、部、处、室现有的各类印章进行检查、核实。印章主管负责人、印章管理人员因工作变动需交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送学院办公室。
第五条印章因名称变更、机构撤销或因其磨损需更换等原因刻制新印章时，部门需提出书面申请，经分管党政办公室院领导审批同意后，持学院介绍信到公安部门指定单位刻制，严禁私刻印章。各部门刻制印章在生效使用前，必须备案并公布印章启用的日期和印模，同时将原印章交党政办公室档案馆封存归档，各部门不得擅自处理。
第六条印章遗失时须立即向所属部门主要负责人、党政办公室和保卫处报告，并依法公布作废，同时追究当事人责任。
第二章 印章的使用范围
第七条 印章的使用范围
（一）学院党委、行政印章是按照国家规定，由市委、市政府正式批准、给予学院刻制使用的，它代表学院的法定名称，体现学院的权力、凭信和职责，对内外使用。
（二）各院部处室印章是经学院批准、刻制给各院、部、处、室使用的，只能以部门名义在学院授权范围内或学院批准经办业务的职权范围内使用，一般不对外使用，未经学院授权不得对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。对外使用时，不具有独立的法人资格，没有法律效力。对超出学院授权范围或部门职责擅自使用而产生的不良后果，谁用印谁负责，学院不负法律责任，并要追究当事者个人及其部门领导的责任。
（三）专用印章是学院及各职能部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。印文中除刊有部门的法定名称外，还刊有专门的用途，如“财务专用章”等。专用印章不能代表学院或部门的权力，只代表印章上刊明的使用范围。
（四）学院钢印用于学院颁发的各类证件（工作证、学生证、毕业证、任职资格证书等）。钢印仅限于加盖在各种证书照片上，不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志，且不能独立使用。
（五）需加盖党委书记、院长签名章的公文、函件、报表等，须经党委书记、院长本人认可或授权党政办公室印章管理人员后方可用印。
（六）其它印章用于相应的所需材料。
第三章 印章使用程序
第八条用印须由专人负责，不能随意委托他人代为盖印。文件或材料用印时，用印部门须持院领导签发的文件底稿，经核准后，交印章管理人员用印。凡批签手续不全的，一律不能用印，违反此规定所造成的一切后果，由印章管理人员负责。
（一）学院印章的使用，必须由用印部门或个人提出申请，报学院领导审批，或由党政办公室主任在领导授权范围内审批，重要的应填写用印登记表，印章管理人员凭学院领导或办公室主任签字，经确认无误，加盖学院印章。
（二）各院、部、处、室在处理本部门职责范围内的事务时，盖部门印章。职能部门印章的使用，由部门负责人审批，印章管理人员按规定用印。
第九条院级各类印章由党政办指定专人负责保管和使用。各部门印章须由部门指定政治可靠、责任心强的专人负责保管，不得随意将印章委托他人代管代用，确保印章安全。
第十条要建立严格用印登记制度。院内重要的印章使用须报院主要领导审批并进行登记。登记的项目包括：用印日期、用印单位、承办人、内容摘要、批准人、用印人、用印数以及留存材料等事项。各部门也要建立相应的用印登记。
第十一条使用印章范围一般应与批准人的职权相适应。盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第十二条印章管理人员在用印时要审阅、了解用印内容，查验材料是否齐全，不能盲目盖印。一般使用印章要保存的材料有：
（一）公文、信函须保留有领导人签批的草稿和正式文件、材料；
（二）经济合同、协议书需保留一份文本；
（三）毕业证书、荣誉证书等要附有颁发文件、领导批准的书面材料、名册及证书样本，要逐一核对证书及名册的人数是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同；
（四）若确实没有留存材料的，要详细登记记载用印情况。
第十三条学院教职工需开具的各类证明或其它证明个人情况的用印（人事关系、工资收入、政审档案等证明件由学院组织人事处负责审核办理；婚姻状况、计划生育证明由学院工会负责审核办理；房产住所等证明由学院后勤管理处负责审核办理）均须由本人如实提出申请，经所在部门主要负责人审批后，并加盖部门公章后在党政办保密室用印。
第十四条学院学生需开具在校生证明、学籍证明、学历证明办理等，由学生所在二级学院严格审查，经所在二级学院党总支书记签字盖章后再到党政办保密室办理。
第十五条经济合同按权限签字后加盖学院经济合同专用章方为有效（必须加盖学院公章的合同除外）。
第十六条重要的印章使用须报院主要领导审批并进行登记。登记的项目包括：用印日期、用印单位、承办人、内容摘要、批准人、用印数以及留存材料等事项。
第十七条加盖的印章应端正、清晰、美观、便于识别，印章不能盖歪或颠倒。以党政工团名义发出的各类公文、函件必须加盖印章。
第十八条学院所有需要盖印鉴的公函或介绍信、证明信等，应为带有存根的规范文本，统一编号登记，以备查询、存档，由印章管理人员具体开具，重要的应有审批人签字。
一般不允许开具空白介绍信、证明，如确因工作需要或其他特殊情况确需要开具时，须经学院主管领导签字方可开出，持空白介绍信外出工作回来后必须向党政办公室报告其介绍信的用途，未使用的须交回。
第十九条部门用印时间集中，用印数量大时，各部门须提前与党政办保密室沟通预约时间，并以部门为单位在预约时限内统一办理用印。原则上不再接受个人单独用印。
第二十条严格用印保密制度。印章管理人员应定期整理留存材料，把用印留存的材料进行编号整理，对其中具有归档价值的，要在年终整理立卷时归档保存。
第二十一条正式印章必须在办公室内使用，如无特殊情况不能将印章携带出学院以外使用。外出办理公务需携带印章时，应报办公室主任批准同意后，由印章管理人员携带。各级领导一般不得私自带章外出。
第二十二条印章管理人员对未经本单位负责人判定是否准予用印的文件，不得擅自用印，违反规定而造成不良影响者，要承担一切后果。
第二十三条党政办公室应加强对各院、部、处、室印章管理人员的指导和管理，使其不断提高思想素质及业务能力，规范工作行为。
第四章 附 则
第二十四条任何部门或个人违反本规定者，学院将按照有关规定追究当事人及部门主要负责人的相关责任。
第二十五条本规定由党政办公室负责解释，自印发之日起执行。原《咸阳职业技术学院印章管理规定》（咸职院办字〔2006〕9号）废止。