咸职院办字〔2015〕5号
咸阳职院办公室关于印发《档案管理办法》等三个办法的通知
各院、部、处、室：
现将《档案管理办法》等三个办法予以印发，请遵照执行。
附件：1.档案管理办法
2.基建档案管理办法
3.档案利用办法
学院办公室
2015年4月7日
附件1
档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强我院的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》有关规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指我院从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对师生、学院和社会有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条学院将档案工作纳入学院整体发展规划。建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，提高档案管理水平。
第二章 组织机构、工作人员和任务
第四条 学院档案工作由院长领导；分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。
其主要职责是：
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
(二)将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其它工作同步发展；
(三)建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
(四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第五条 学院党政办公室下设档案馆，统一管理学院档案和档案工作。它既是学院档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用学院档案的专门机构。其主要管理职责是:
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
(二)拟定学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(六)开展档案的开放和利用工作；
(七)开展学院专(兼)职档案工作人员的业务培训；
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。
第六条 各立卷(组件)部门必须确定一名负责人分管本部门的档案工作，并配备一至二名兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、立卷(组件)和移交工作。
第七条 档案工作人员按教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》和《档案专业人员职务试行条例》(职改字〔1986〕第39号)的有关规定，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受教学、科研和管理人员同等待遇。
第八条 学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章 立卷(组件)归档
第九条 学院实行档案材料形成单位、课题组立卷(组件)的归档制度。学院各部门(单位)应建立和完善归档制度，并纳入其职责范围，各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷(组件)。立卷(组件)人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷(组件)，编制页号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院档案馆移交。
第十条 归档单位应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档范围是：
(一)党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。
(二)行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。
(三)学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、成绩单、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
(四)教学类：主要包括学院教学管理、教学实践、教学研究、学生考试原始成绩登记册等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。
(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
(七)仪器设备类；主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
(九)出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、院报、院刊等出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(十)外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、称号等的材料。
(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)
（十二）声像实物类：主要包括在各种活动中产生的声像资料和实物档案。
第十一条 归档的档案材料应当质地优良、书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档和管理规范》(GB/T18894 －2002)执行。
第十二条 归档时间按学院《关于文件材料立卷归档的规定》（文号）执行。
第十三条 个人在从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按规定及时归档，不得据为己有。个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。
第四章 档案管理
第十四条 学院档案馆要按照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求对档案进行分类、编号和排列上架，并定期检查档案保管情况。
第十五条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案应造册登记，报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁、变卖任何档案材料。
第十六条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十七条 学院为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，并逐步改善档案馆的基础设施。
涉秘档案应当设有专门库房予以存放。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第十八条 对档案工作所需经费要列入学院预算，统筹解决。为档案馆配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行
第五章 档案利用与公布
第十九条 学院档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
(一) 涉及国家秘密的；
(二) 涉及专利或者技术秘密的；
(三) 涉及个人隐私的；
(四) 档案形成单位规定限制利用的。
第二十条 学院所保存的档案，主要供院内利用，各部门或个人在利用档案时要严格遵守有关规定。
凡持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或责任人本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准。
第二十二条 学院档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆馆长批准。
加盖学院档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十三条 学院档案馆设立专门的阅览室，并编制检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第二十四条 学院档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。
学院档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。
第二十五条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第二十六条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请院领导批准。
第六章 奖励与处罚
第二十七条 学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十八条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第二十九条 本办法自2015年1月1日起执行，由学院党政办公室负责解释。原《咸阳职业技术学院档案管理办法》（咸职院字〔2008〕114号）同时废止。
附件2
基建档案管理办法
为了加强我院基建档案工作，提高基建档案的形成质量和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校基本建设类档案工作规范》（国家教委教办〔1993〕429号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（中华人民共和国档案国行业标准DA/T28-2002）和《国家重大建设项目档案验收办法》（国家档案局、国家发展和改革委员会〔2006〕2号）等规定，结合学院实际，制定本办法。
第一章 总 则
第一条 基建档案是基本建设工作的原始记录，对学院建设和发展具有重要的凭证作用和查考价值。必须坚持对历史高度负责的原则，实行集中统一管理，确保基建档案完整、准确和安全。
第二条 学院在与有关单位签订基建工程勘测、设计、施工、监理合同时，应设立专门条款，明确其提交相应文件整理归档的责任。对没有提供准确完整的归档文件资料者，由学院项目主管部门负责追交。
第三条 基建工程（含房屋、管线等建筑设施修缮和改造）项目在正式竣工验收前，学院负责该工程的部门应通知档案馆对拟归档的基建文件材料进行预验收；市级以上重点项目报市档案局组织项目档案的验收。凡未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
第四条 学院基建处应做好基建文件的形成、积累和归档。要将基建档案纳入工作计划、管理制度和相关人员职责范围，实现基建档案与基建工程建设同步管理。
第五条 学院档案馆要及时、认真做好基建档案的接收、保管和提供利用工作。
第二章 归档范围
第六条 基建档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料(含电子版)。
第七条 凡学院的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程，在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的，对学院和社会有查考价值和凭证作用的文件材料，均属归档范围。
第八条 归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相吻合，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。
第九条 基建档案的主要内容包括综合管理、可行性研究、项目审批、招投标、勘测、设计、施工、监理、竣工验收、财务和器材管理等方面。其具体内容参见《咸阳职业技术学院基建文件材料归档范围和保管期限表》。
第三章 归档流程与要求
第十条形成积累
1．基建档案建档工作要与项目建设进程同步。基建工程一开始，在布置工作计划的同时就要落实有关人员，参照归档范围，及时进行应归档文件材料的积累和审查。
2．基建档案归档工作实行分工负责制。基建部门负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集整理，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。后勤管理处等部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料的收集整理。凡需归档的基建文件材料，必须按时移交本部门兼职档案员统一归档，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）。
3．基建项目实行总承包的，由总承包单位负责全部文件的收集、整理和归档。几个单位分别承包的，由各分包单位负责本单位形成文件的收集整理，交总承包单位汇总。勘察、设计、检测、监理文件分别由承办单位负责收集整理，交基建处汇总后统一归档。
4．竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真实、准确、完整。基建项目施工及调试完成后，由施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核。所有竣工图必须加盖竣工图章，内容填写应齐全、清楚，有关责任人分别签名，不得代签。
5．凡需归档的基建文件材料格式应统一，纸质优良，字迹工整、耐久，图像清晰；凡易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的需要永久保存的文件，应同时附存一份复印件。重要的且经常使用的竣工图应归档两套，其中一套封存，一套供查、借阅使用。
第十一条 整理组卷
1．基建工作中形成的各种文件材料在归档前，应根据国家有关规定和档案管理的要求，由文件形成单位整理组卷，档案馆予以协助。
2．组卷要遵循文件形成规律，区分不同价值，便于保管和利用。综合管理文件按年度结合问题组卷；项目施工文件按单项工程、单位工程或工程阶段、结构、专业组卷；竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序组卷。
3．卷内文件按问题、时间或重要程度排列。一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；竣工图按专业、图号排列。卷内文件固定顺序后装订打码。
4．案卷的著录与装订。按照著录规则打印卷内文件目录，填写案卷封面和备考表。拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格。经检查无误后，用卷皮装订成册。
5．拟定案卷标题、保管期限和保密等级。案卷标题应简明扼要揭示卷内文件内容，主要包括工程项目名称及阶段或结构的材料名称。保管期限分永久、长期（30年）、短期（10年）。保密等级由高到低依次为绝密、机密、秘密。同一卷内有不同保管期限和密级的，从长、从高标识。
第十二条验收归档
1．档案验收是基建工程项目竣工验收的重要组成部分，必须按国家有关规定进行。档案馆应会同基建管理部门负责基建文件材料的验收工作。
2．为了超前控制归档质量，学院基建项目在正式竣工验收前，项目负责部门（基建处、后勤管理处等）应通知档案馆，对准备归档的基建文件材料进行预验收。
3．验收基建档案采取开会质询、现场查验、抽查案卷等方式，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等；检查重点是归档材料是否齐全、签字手续是否完备、案卷质量是否符合要求。经检查不合格的档案，要限期整改并进行复查。
4．凡有下列情形的，一律不得进行或通过项目的竣工验收：（1）未进行项目档案验收。（2）项目档案验收不合格，且对存在问题不积极整改。
5．基建项目档案验收合格后，在项目正式通过竣工验收后两个月内，向学院档案馆移交；有尾工的应在尾工完成后及时归档。交接双方要认真清点，核查无误后在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
6．列入城市建设档案接收范围的基建档案，应在竣工验收后的六个月内，向城建档案部门移交。凡向城建档案部门移交的档案中涉及工程前期管理性文件原件的，其原件由学院档案馆保存；城建档案部门接收副本或复制件。
第四章 保管和利用
第十三条 档案馆负责对接收的基建档案进行分类编目，装盒入柜保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，定期进行安全检查，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全。
第十四条档案馆要增强服务意识，按照行业标准编制检索工具，积极使用计算机网络技术，开展基建档案数字化处理，逐步实现基建档案管理信息化、网络化，为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。
第十五条查阅基建档案需按学院档案利用制度规定办理手续。
第十六条 利用基建档案，严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。对已经归档的基建档案，因建筑物维修改造，需要更改时，必须填写更改审查单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，任何人不得更改基建档案。
第十七条 对超过保管期限或建筑物已不存在的基建档案，应进行销毁鉴定。凡已失去保存价值的档案资料，经相关业务部门审查，报主管领导批准，登记造册后方可销毁。
第五章 附则
第十八条本办法适用于我院各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目（含修缮和改造工程）的档案管理。
第十九条 本办法自2015年1月1日起执行，由学院党政办公室负责解释。原《基建档案管理办法》（咸职院字〔2008〕26号）同时废止。
附件：
基建文件材料归档范围与保管期限表
序号 |
归 档 文 件 |
保管期限 |
1 |
可行性研究、任务书 |
|
1.1 |
项目建议书及批复 |
永久 |
1.2 |
项目选址意见书其报批文件 |
永久 |
1.3 |
可行性研究报告及其评估、报批文件 |
永久 |
1.4 |
项目评估(包括借贷承诺评估）、论证文件 |
永久 |
1.5 |
环境预测、调查报告、环境影响报告批复 |
永久 |
1.6 |
设计任务书、计划任务书及其报批文件 |
永久 |
1.7 |
基建工作规章制度 |
30年 |
1.8 |
基建工作规划、计划、总结 |
30年 |
1.9 |
基建工作统计报表 |
30年 |
1.10 |
全校性总体规划、设计总平面图 |
永久 |
1.11 |
综合性水、电、气管道分布图 |
永久 |
1.12 |
前期管理文件 |
|
1.12.1 |
立项审批文件(报告、批复、平面定位图等) |
永久 |
1.12.2 |
施工审批文件(规划许可证、施工许可证等) |
永久 |
1.12.3 |
招标资料[(含全部中标与没中标的)招标申请、招标文件、投标申请、投标文件、标底或清单、拦标价、评定标资料、中标通知]、合同、协议、答疑记录等 |
30年 |
2 |
设计基础材料 |
30年 |
2.1 |
工程地质、水文地质、勘察设计、 勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 |
30年 |
2.2 |
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 |
永久 |
2.3 |
水文、气象、地震等其他设计基础材料 |
永久 |
3 |
设计文件(包含未采用的) |
|
3.1 |
总体规划设计 |
永久 |
3.2 |
方案设计 |
永久 |
3.3 |
初步设计及其报批文件 |
永久 |
3.4 |
技术设计 |
永久 |
3.5 |
施工图设计 |
30年 |
3.6 |
技术秘密材料、专利文件 |
30年 |
3.7 |
工程设计计算书 |
30年 |
3.8 |
关键技术试验 |
30年 |
3.9 |
设计评价、签定及审批 |
30年 |
4 |
项目管理文件 |
|
4.1 |
征地、移民文件 (征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书 ) |
永久 |
4.2 |
建设前原始地形、地貌、状况图、照片 |
永久 |
4.3 |
施工执照 |
永久 |
4.4 |
监理文件 |
|
4.4.1 |
监理合同、规划、监理实施细则等 |
30年 |
4.4.2 |
工程进度、质量、造价监理控制通知、报告、意见 |
30年 |
4.4.3 |
监理工作总结、监理日志、质量评估报告等 |
30年 |
4.4.4 |
监理会议纪要、报表及其它相关文件 |
30年 |
5 |
施工文件 |
|
5.1 |
土建施工文件 |
|
5.1.1 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
30年 |
5.1.2 |
施工组织设计、施工方案、施工计划 |
30年 |
5.1.3 |
原材料及构件出厂证明、质量鉴定 |
30年 |
5.1.4 |
建筑材料试验报告 |
30年 |
5.1.5 |
设计变更、工程更改单、材料代用核定审批 |
永久 |
5.1.6 |
施工定位测量、地质勘察 |
永久 |
5.1.7 |
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 |
永久 |
5.1.8 |
施工记录、日记、大事记 |
10年 |
5.1.9 |
隐蔽工程验收记录 |
30年 |
5.1.10 |
工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 |
30年 |
5.1.11 |
分项、分部、单位工程质量检查、评定 |
30年 |
5.1.12 |
交工验收记录证明 |
30年 |
5.1.13 |
施工总结、技术总结 |
30年 |
5.1.14 |
竣工报告、竣工验收报告 |
永久 |
5.2 |
水、汽、暖安装施工文件 |
|
5.2.1 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
10年 |
5.2.2 |
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 |
30年 |
5.2.3 |
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 |
30年 |
5.2.4 |
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 |
30年 |
5.2.5 |
隐蔽工程检查验收记录 |
30年 |
5.2.6 |
强度、密闭性试验报告 |
30年 |
5.2.7 |
设备调试记录 |
10年 |
5.2.8 |
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 |
30年 |
5.2.9 |
系统调试、试验记录 |
30年 |
5.2.10 |
管线清洗、通水、消毒记录 |
10年 |
5.2.11 |
管线标高、位置、坡度测量记录 |
30年 |
5.2.12 |
中间交工验收记录证明、工程质量评定 |
30年 |
5.2.13 |
竣工报告、竣工验收报告 |
30年 |
5.3 |
电气安装施工文件 |
|
5.3.1 |
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 |
10年 |
5.3.2 |
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 |
10年 |
5.3.3 |
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 |
30年 |
5.3.4 |
调试、整定纪录 |
30年 |
5.3.5 |
绝缘、接地电阻等性能测试和校核 |
30年 |
5.3.6 |
施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 |
30年 |
5.3.7 |
操作、联动试验 |
10年 |
5.3.8 |
电气装置交接记录 |
10年 |
5.3.9 |
中间交工验收记录、工程质量评定 |
30年 |
5.3.10 |
竣工报告、竣工验收报告 |
30年 |
6 |
竣工验收文件 |
|
6.1 |
竣工验收报告 |
永久 |
6.2 |
全部竣工图纸（含变更文件） |
永久 |
6.3 |
工程质量评审材料 |
永久 |
6.4 |
项目质量评审材料 |
永久 |
6.5 |
各种专项检测、检验、试验评定文件(如：消防、环境检测、防雷等) |
永久 |
6.6 |
竣工备案资料 |
永久 |
6.7 |
竣工验收会议纪要 |
永久 |
6.8 |
工程现场声像材料(照片、光盘、录像带等) |
永久 |
6.9 |
竣工验收会议决议文件 |
永久 |
7 |
财务、器材管理 |
|
7.1 |
财务计划、年度计划 |
10年 |
7.2 |
工程概算、预算、决算 |
永久 |
7.3 |
主要材料消耗、器材管理 |
10年 |
7.4 |
交付使用的固定资产 |
永久 |
8 |
基建工程维修改造文件(由维修管理部门归档) |
|
8.1 |
维修改造审批文件 |
永久 |
8.2 |
维修改造中形成的竣工图纸 |
永久 |
附件3
档案利用办法
为了有效地利用和保护学院馆藏档案（含资料，下同），更好地为教学、科研、管理工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合我院实际，制定本办法。
第一条档案馆馆藏档案利用方式为查阅、摘录、复制（复印、扫描、拍照）、借阅、电话（信函）查询等。
第二条凡利用馆藏档案者，须持有合法证明（单位介绍信、身份证、工作证、学生证、驾照等），在说明利用目的和范围，填写《档案利用登记表》后，即可查阅利用属于开放范围的档案。
第三条 院外人员因私查阅档案馆保存的档案，档案馆按规定收取费用。
第四条 院内工作人员因公查阅其所在部门业务范围内的档案，持本部门介绍信，可直接到档案馆办理查阅手续；如需查阅其他业务部门的档案，须经该业务部门批准。
第五条 个人查阅有关本人或他人政治历史问题、处分、处理的档案，一般不予接待；外国人查阅本馆对外开放的档案，除持接待单位和省外办的介绍信外，须经分管档案工作的院级领导审批。
第六条 查阅学院常委会、党政联席会、院务会、院长办公会会议记录，须有查阅者部门负责人签署意见的书面申请，经党政办主任审批，党委书记、院长同意后，方可限定性地阅读有关内容。查阅人员须为科级以上在岗党员领导干部。
第七条 查阅标有密级的档案、超越原文件规定的阅读范围的档案，应由查阅人持部门负责人签字并加盖公章的介绍信，经档案馆馆长审批后，方可查阅。
第八条 查阅科研课题档案，课题组人员可持课题组负责人签署意见的证明材料直接查阅。其他人员和外单位查阅时，须经课题组负责人签署意见，教务科研处负责人签署同意后，方可查阅。
第九条 查阅财会档案，院内财会人员一般只能查阅与本职工作有关的档案。查阅本职工作以外的财会档案，须经计财处负责人批准。院内其他部门人员因工作需要查阅财会档案，须持本部门介绍信，并经计财处负责人同意。外单位人员查阅财务档案，须持本单位正式介绍信，经计财处负责人签字、院长同意后方可进行。
第十条 对于重要、珍贵的档案，一般不提供原件使用。对所利用的档案需要摘录、复制、出具证明的，须经档案馆馆长批准。档案复制工作在档案馆内进行，并按规定收取费用。
第十一条 档案借阅工作一律在阅览室进行。利用者必须爱护档案，严禁污染、涂改、圈点、抽页、调换及私自拆卷；未经档案馆工作人员同意，利用者不得擅自互换案卷阅览，不得将案卷带出阅览室。
第十二条 馆藏档案严格控制外借。院内部门因工作需要外借时，应向接待人员出具署有部门负责人签字的书面申请，经档案馆馆长批准后办理借阅手续。一般档案借阅期限不超过一周，机密档案不超过两天，绝密档案不予外借。确需续借时，应重新办理借阅手续。院外单位或个人外借时，须交付一定的档案保证金（保证金数额按档案价值确定，最低不低于人民币伍佰元，档案归还时，如无丢失或损坏现象，保证金如数退还）。
第十三条 馆藏档案不得代借代还，不得转借他人或带到公共场所。利用者归还档案时，须与接待人员当面进行清点、检查，并履行注销手续。 逾期不归还者，处以最低500元罚款，每超期一周，罚款数额递增100元。造成丢失、损毁的，情节较轻的处以罚款并责令赔偿损失，情节严重的，依据《中华人民共和国档案法》追究刑事责任。
第十四条 利用档案的部门和个人，需要全文公布或汇编出版档案馆所藏档案（包括已开放的档案），须事先征得档案馆同意，双方签订出版合同。如单方面擅自公布或汇编出版档案馆所藏档案，档案馆将依照《中华人民共和国档案法》追究相关责任。
第十五条 凡向档案馆捐赠、寄存档案的部门和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案馆须维护其合法利益。
第十六条 利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案馆存查。
第十七条本办法自2015年1月1日起执行，由学院党政办公室负责解释。原《档案利用制度》同时废止。