咸职院党办字〔2017〕40号
中共咸阳职院党委办公室 咸阳职院办公室关于印发《咸阳职业技术学院会议管理办法》的通知
各院、部、处、室：
现将《咸阳职业技术学院会议管理办法》予以印发，请认真执行。
中共咸阳职院党委办公室 咸阳职院办公室
2017年8月1日
咸阳职业技术学院会议管理办法
第一章 总则
第一条 为加强学院各类会议管理，规范会议组织及实施程序，提高办会质量和水平，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》和《中共陕西省委关于改进会风的意见》等有关文件精神，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于以学院党政名义召开的会议或各部门召开的有院领导参加的会议。主要包括党委会（党委扩大会议）、院务会、全院性工作会、专题工作会、部门工作会及各类委员会（领导小组）召开的会议等。
第三条 党政办公室是学院会议的管理部门，统筹全院性会议的审批和安排。
第二章 会议召开的原则
第四条 会议召开原则
（一）高效。会议召开应注重实效，做到主题鲜明，准备充分，紧扣议题，突出重点，简明扼要，力戒空话套话重复话。严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的会议。
（二）精简。精简会议数量，压缩会议时间，减少与会人员。未经学院党政批准，不得召开全院性大会和工作会议；专题工作会议按照“谁分管，谁出席”的原则确定出席领导和与会人员；能合并召开的会议要统筹合并召开；前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不再召开协调会；能以电话、文件、网络、OA系统等形式部署工作的，原则上不再召开会议。
（三）节约。会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。能在院内召开的会议，要尽量利用学院现有的办公设施在院内举办。如确需在院外举办会议，须经学院主要领导批准。会场布置务求俭朴实用，一般不制作会议背景板，一律不摆放鲜花、水果、香烟。
（四）规范。会议组织部门须提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作，会议相关部门密切配合，分工协作，共同做好会议服务。要尽量减少安排临时性会议，使会议组织有序、规范。
第五条 党政办公室对会议的审查主要有如下方面：
（一）审查会议的必要性；
（二）审定会议的类型和议题；
（三）审定会议规模和召开范围；
（四）审查会议的准备情况等。
第三章 会议审批程序
第六条全院性工作会议、年度（学期）会议、纪念性（或庆祝性）会议一般列入学院年度（学期）工作要点，由归口部门牵头成立会务工作组，制定实施方案，经上级有关部门或院党政审批通过后，按照有关程序召开。
第七条专题会议、协调会议、接待会议、学术会议、评审会议、部门业务会议由主办部门提出，并拟定方案，经分管院领导审核同意后召开（如有必要须提请学院主要领导审批），并报党政办公室。其他重要的临时性工作会议由党政办公室牵头呈学院主要领导审批。
第八条党委会议、院务会议议题由呈报部门填写，经分管院领导和主要领导同意后，至少提前3个工作日报党政办公室汇总，统一安排上会。
第九条各类委员会（领导小组）会议由牵头部门提出，经委员会（领导小组）负责人同意后召开，并报党政办公室。
第十条学院承办的各类会议由有关部门提出并拟定工作方案，经分管院领导审核同意，报党政办公室后召开；重大会议或活动由分管院领导审核后，报学院主要领导批准后召开。
第四章 会议组织和实施
第十一条 学院年度（学期）工作会议、党委会、院务会、党代会、开学（毕业）典礼、纪念性（或庆祝性）会议等学院主要领导主持召开的全院性会议，由党政办公室负责、相关部门配合组织实施。
第十二条 各类委员会（领导小组）会议、专题会议、协调会议、接待会议、学术会议、评审会议、部门业务会议、学院承办的各类会议等按业务归口由相应部门负责会议准备和组织协调。会议材料由业务归口职能部门准备，并呈报相关院领导审定。需要多个部门共同参与的，会议牵头部门或承办部门可提请分管院领导协调，其他部门配合。
第十三条会议遵循“谁组织，谁负责”的原则，由牵头部门负责组织实施。会议牵头部门负责发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实会场布置、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促检查会议决定（精神）的落实情况、归档会议资料等。
第十四条 几个部门同时申请使用会议室时，党政办公室根据实际情况，本着先急后缓的原则安排使用。
第十五条学院各类会议室由党政办公室秘书科确定专人负责，保证随时处于备会状态。秘书科负责会议室安全和财产管理。与会人员要爱护会议室的设施和用具，不得私自搬（带）出。会议结束后，使用部门负责关闭设备、灯光和门窗。秘书科管理人员要在会议结束后仔细检查安全，杜绝发生事故。
第五章 会议纪律和要求
第十六条参会人员须按会议通知要求提前做好参会准备并准时到会，严禁无故缺席、迟到、早退；因公无法参加会议者，须向负责会议通知的部门报告原因；因个人原因不能参加会议者，须提前向主持会议的院领导请假，并报会议牵头部门备案。
第十七条 院党政办公室、纪委、组织人事处须对会议出勤、履行请假制度及会风会纪等纪律执行情况定期通报。对无故缺席者处以一定的经济处罚，并作为教职工考核和评优的依据。
第十八条 学院会议内容一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，与会人员要按会议要求保守秘密，不得对外泄露。要求收回的会议文件、资料应如数交回，妥善保管。
第六章附 则
第十九条 全院各部门举办的会议可参照本办法执行。
第二十条 本办法由党政办公室负责解释。
第二十一条 本办法自发文之日起施行。